Das Handbuch soll beim Einrichten und bei der täglichen Arbeit mit DropEvent unterstützen. Da im Fall einer Eventverwaltung eine starke Verzahnung mit DropAddress, DropMailing und weiteren Apps statt findet, wird oft auf das Handbuch dieser Apps verwiesen.
Bevor mit DropEvent gearbeitet werden kann, ist eine grundlegende Konfiguration notwendig. Dazu wählt man in DropEvent den Schraubenschlüssel (Einstellungen) und erfasst die wichtigsten Einstellungen. Die meisten Felder sind selbsterklärend. Der Bereich mit der Feldauswahl ist aber so flexibel, dass er eine Erläuterung braucht.
Welche Spalten bei den Anmeldungen und bei den Adresslisten dargestellt werden sollen, können hier komfortabel definiert werden. Selbst der Export ins Excel kann individuell eingerichtet werden.
Es muss mindestens ein Kalender erfasst sein, um Termine einzutragen. Alle Daten im Kalender sind komplett von den anderen Kalendern getrennt.
Die Adresse des Veranstalters wird als Absender bei den Bestätigungen und für Mails verwendet. Somit ist es wichtig, diesen zu definieren. Der Veranstalter kann pro Kalender definiert werden. Meistens wird nur ein Kalender verwendet und somit muss der Veranstalter dort nur einmal zugewiesen werden. Bevor er aber zugewiesen werden kann, muss er als Adresse in DropAddress erfasst sein.
Jeder Termin kann beliebig vielen Kategorien zugewiesen werden. Wer Anmeldungen entgegen nehmen will, muss sich das mit den Kategorien gut überlegen.
Neue Events können in der Wochendarstellung und in der Liste erstellt werden. Jeder Event braucht einen Titel und eine zugewiesene Kategorie. Für weitere Infos kann noch ein beliebig langer Text mit Bildern und Tabellen erweitert werden.
Pro Event kann ein Datum oder Datumsbereich und eine Anfangs- und Endzeit angegeben werden. Dieser "Zeitschlitz" kann auch täglich, wöchentlich, oder monatlich wiederholt werden. DropEvent unterstützt beliebig viele solcher "Zeitschlitze". Das eignet sich speziell für Kurse hervorragend, weil so das ganze Kursprogramm abgebildet werden kann und der Kurs immer noch als ein Event gilt.
Jedem Termin kann ein Ort zugewiesen werden. Dazu muss die Adresse des Ortes zuerst in DropAddress erfasst werden. Dann kann die Adresse dem Event zugeordnet werden, indem man beim Event unter Ort "Neuer Ort" wählt.
Wer online Anmeldungen entgegen nehmen will, braucht nur das Feld "Anmeldung möglich" anzuklicken. Alles weitere erledigt DropEvent. Nach dem Speichern des Events erscheinen bei diesem Event noch Einstellungsmöglichkeiten für die Anmeldungen.
Die Anmeldungen können im Manager → DropEvent erfasst werden oder aus dem öffentlichen Bereich kommen. Je nach Einstellungen pro Event sind Anmeldungen möglich und für spezielle Fälle können auch Abmeldungen entgegen genommen werden. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn die Anzahl Plätze beschränkt ist und man nur eine Selektion eingeladen hat. Sobald Abmeldungen erfolgen, werden wieder Plätze frei. Eine Anmeldeliste kann so aussehen:
Anmeldungen vom öffentlichen Bereich erscheinen normalerweise als Angemeldet. Ist beim Event “Abmeldung möglich” auch angewählt, so können auch Einträge unter Abgemeldet entstehen.
Möchte man nur eine Selektion von Personen an einen Event einladen, so kann bei den Anmeldungen die Liste eingeladen erstellt werden. Diese Liste lässt sich mit Filtern und manueller Selektion einfach erstellen. Mit DropMailing kann dann direkt an diese eingeladenen Personen eine Einladung verschickt werden. Meldet sich eine Teilnehmerin dann an, so wechelt der Status von Eingeladen auf Angemeldet.
Bei einer Anmeldung besteht auch die Möglichkeit Partnerinnen anzumelden. Diese werden mit Vor- und Nachname erfasst, damit zum Beispiel Namensschilder erstellt werden können. In DropEvent sieht man anhand der Farbe des Icons, wer zusammen gehört.
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