Bevor sich jemand anmelden kann, müssen die Touren erfasst werden. In den verschiedenen Sektionen ist der Ablauf sehr unterschiedlich. Die meisten Sektionen planen gegen Ende Jahr alle Touren für das nächste Jahr und geben diese nach eingehender Prüfung frei. Jeder Tourenleiter erfasst seine Touren selber. Dazu braucht er natürlich Zugang zu DropTours. Er kann eine neue leere Tour erstellen oder eine bestehende duplizieren.
Jeder Tourenleiter kann seine eigenen Touren duplizieren. Der Tourenchef kann auch fremde Touren duplizieren. Beim Duplizieren werden folgende Parameter angepasst:
| Parameter | Wert | Grund |
|---|---|---|
| aktivitaet | Aktivität + [Kopie] | Damit es keine Verwechslung gibt. |
| ausweichdatum | ‘’ | |
| status | 1 | Muss wieder neu freigegeben werden. |
| tourenbericht | ‘’ | |
| enddatum | ‘’ | |
| anforderungen_tech | ‘’ | Damit man sich die Anforderungen gut überlegt |
| Tourenleiter (leitungFID) | Angemeldeter Benutzer | |
| Tourenleiter 2 (leitungFID2) | ‘’ |
Die Felder sollten alle selbsterklärend sein. Ist ein Feld doch unbekannt oder nicht klar, was hinein gehört, so hilft das Infofeld ganz rechts weiter. So lange die Tour noch nicht freigegeben ist, kann der Tourenleiter zu jeder Zeit an der Tour weiterarbeiten.
Achtung: Sektionen mit PDF-Modul müssen darauf achten, dass zu lange Texte in der PDF-Ausgabe nicht immer korrekt erscheinen müssen, weil entweder der Umbruch unschön ist oder der Text auf einer Zeile nicht Platz findet. Ein Beispiel ist der Titel der Tour, der nicht länger als 40 Zeichen lang sein darf.
Die Touren werden im ersten Schritt vom Tourenleiter erstellt. In dieser Zeit bleibt der Status auf „Tour in Bearbeitung“. Ist das Datum für die Tourenerfassung abgelaufen (Redaktionsschluss), so überprüft der Tourenchef die Touren und stellt den Status auf „Tour bewilligt“. Jetzt ist die Tour immer noch nicht öffentlich. Erst der Webmaster kann die Tour auf „Freigabe Webmaster“ stellen. Jetzt ist die Tour öffentlich. Dieser Freigabeprozess ist als Beispiel zu verstehen. Er ist abhängig, was in den Einstellungen unter Freigabe definiert ist.
Damit der Tourenchef oder Webmaster nicht alle Touren einzeln freigeben muss, hat es unten an der Tourenliste einen Knopf „Alle Touren 20xx aktivieren“. Dieser Knopf erscheint aber nur, wenn oben im grauen Balken ein Freigabe-Stufe gewählt ist. Ist zum Beispiel die Freigabe-Stufe 2 gewählt, so kann der Webmaster alle Touren dieser Stufe auf den nächst höheren Wert 3 stellen. Damit werden alle bereits bewilligten Touren definitiv freigegeben. Jetzt gibt es kein zurück mehr.
So lange es noch keine Anmeldungen an eine Tour gibt, kann sie jederzeit vom Besitzer (Tourenleiter) gelöscht werden. Der Tourenchef kann alle Touren löschen, an welche noch keine Anmeldungen existieren. Will man eine Tour mit Anmeldungen löschen, so müssen vorher alle Anmeldungen gelöscht werden.
Damit eine Anmeldung online erfasst werden kann, muss die Tour für Internet-Anmeldungen freigegeben werden. Dann kann sich jeder anmelden. Wer bereits ein Kürzel hat, braucht nur dieses oder die Mitgliedernummer anzugeben und schon ist er angemeldet. Wer noch kein Kürzel hat, kann sich während der Anmeldung registrieren.
Ist man kein Mitglied, so kann man sich auch bei der Anmeldung registrieren.
Der öffentliche Anmeldeprozess ist für den Anwender sehr einfach zu bedienen. Er wird vom Programm immer begleitet. Im obigen Beispiel sieht man die Anmeldeoptionen sehr gut. Je nach den Einstellungen bei den Tourtypen erscheinen hier andere Anmeldeoptionen.
Achtung: Eine Anmeldung ist nur möglich, wenn bei der Tourenerfassung im Bereich Anmeldung „Internet“ angewählt wurde, das aktuelle Datum innerhalb des Anmeldefensters liegt (Anmeldestart und Anmeldeschluss) und dem Tourenleiter eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde.
Die zusätzliche Frage, "nicht publizieren" ist für Personen gedacht, welche zum Beispiel in der Öffentlichkeit stehen und nicht erwähnt werden möchten. Das Flag erscheint nur, wenn die "Anmeldeliste anzeigen" eingeschaltet ist.
Der Tourenleiter kann seine Teilnehmer im Adminbereich auch anmelden. Dazu klickt er in der Liste auf das Icon (Person anmelden). Dann muss er nur noch das Mitglied auswählen und die Anmeldeoptionen ausfüllen.
In der Tourenliste wird die Anzahl Anmeldungen im roten Kreis rechts angezeigt. Klickt man auf diesen Kreis, so sieht man direkt alle Anmeldungen an diese Tour.
Der Tourenleiter erhält für jede Anmeldung eine Mail. Ist die Wartelistefunktion aktiv, muss er diese Anmeldungen bestätigen oder ablehnen. Damit er wenig Arbeit hat, kann er am Anmeldeschluss alle Bestätigungen in einem Durchgang erledigen. Dank farbiger Hinterlegung sieht er sofort, welche Anmeldungen noch nicht bearbeitet sind. Der Tourenleiter wählt für den betreffenden Angemeldeten entweder bestätigt oder abgelehnt durch Auswählen des zutreffenden Knopfes.
Sobald der Tourenleiter alle neuen Angemeldeten bearbeitet hat, muss er den Speichern-Knopf drücken, damit diese Änderungen aktiv werden. Jede in diesem Arbeitsgang bearbeitete Person erhält automatisch eine E-Mail. Die Texte für diese Mails können in den Einstellungen definiert werden.
Der Tourenleiter kann zu jedem Zeitpunkt den Status eines angemeldeten von abgelehnt auf bestätigt resp. bestätigt auf abgelehnt (in der Praxis eher selten) wechseln. Es wird jedes Mal ein E-Mail an den von dieser Änderung betroffenen Angemeldeten ausgelöst.
Der Tourenleiter kann die E-Mail-Adressen aller Bestätigten resp. aller Abgelehnten durch Selektieren des entsprechenden Knopfes in sein E-Mailsystem übertragen, dort den Text erfassen und anschliessend abschicken.
Kurz vor der Tour kann der Tourenleiter mit der Funktion „Tourenblatt als PDF“ ein PDF-Dokument erstellen, welches alle für eine Tour relevanten Daten enthält. Dieses Tourenblatt kann an alle Teilnehmer als Notfallblatt verschickt werden. Bei den Senioren oder auch KiBe bietet es eine gute Übersicht aller bei der Anmeldung abgefragten Anmeldeoptionen.
Das Tourendatenblatt wird mit allen bestätigten Anmeldungen erstellt. Hat eine Person bei der Adresse "nicht publik" eingegeben, erscheinen wie gewünscht keine Adressangaben.
Jeder Tour kann ein Tourenbericht zugewiesen werden. Im öffentlichen Bereich werden diese Tourenberichte mit einem kleinen Icon dargestellt. Dahinter verbirgt sich ein Fotoalbum mit dem Text.
Neu können alle Teilnehmer einer Tour und selbstverständlich auch die Tourenleiter Bilder selber hochladen. Dazu brauchen sie im öffentlichen Bereich nur mit ihrem Login angemeldet zu sein. Nach dem Anmelden wählt man die gewünschte Tour aus. Oben im Balken erscheint jetzt der Knopf "Bericht". Sobald man diesen Knopf geklickt hat, wird ein Album erstellt und es erscheint ein Formular für den Bericht. Der Text kann einfach erfasst werden und die Bilder lassen sich per Drag&Drop in den "Upload" Bereich ziehen. Selbst auf mobilen Geräten können Bilder direkt hochgeladen werden. Je nach Einstellung (pro Sektion möglich) sind die Fotos direkt öffentlich sichbar oder müssen vom Tourenleiter freigegeben werden. Der Tourenleiter kann in DropPhoto in einem Durchgang alle Bilder freigeben oder löschen. Selbst die Texte kann er im gleichen Arbeitsschritt anpassen. Die Sortierung der Bilder erfolgt nach dem Erstellungsdatum und -Zeit des Fotos.
Nach einer Tour werden die Erfahrungen in den Reports gesammelt. Diese Erfahrungen sollen für weitere Touren helfen, Fehler und Risiken zu reduzieren. Auch die finanzielle Abrechnung (gemäss Spesenreglement) wird hier gemacht. Ziel dieses Modul ist es, die unterschiedlichen Papierformulare alle online zu ersetzen.
Ist noch kein Report Hinterlegt, so ist das Report-Icon grau. Wurden die ersten Angaben gemacht, so wird automatisch ein Report erstellt und das Icon wird farbig. Je nach Stufe des Reports wechselt die Farbe des Icons. Der Block "Auszahlung" erscheint nur, wenn in den Einstellungen "Reports Auszahlung" auch eingeschaltet ist.
Bei den Reports gibt es neu ein paar Freigabestufen mehr. Im ersten Schritt erfasst der Tourenleiter den Report und gibt diesen frei, wenn er fertig ist. So hat er die Möglichkeit immer wieder an den Reports zu arbeiten, ohne dass diese als fertig gelten. Danach muss sich der Tourenchef um die nächste Freigabestufe kümmern. Bevor die Auszahlung durchgeführt werden kann, muss bei einigen Sektionen der Präsident den Report noch freigeben. Diese Stufe ist optional und kann in den Einstellungen ausgeschaltet werden.
| 0. |  | Es existiert noch kein Report. |
| 1. |  | Der Report wurde erstellt. |
| 2. |  | Der Reporet ist vom Tourenleiter freigegeben |
| 3. |  | Der Report wurde vom Tourenchef freigegeben. |
| 4. |  | Der Präsident gibt den Report zur Zahlung frei (kann in den Einstellungen ausgeschaltet werden). |
| 5. |  | Der Report wurde ausbezahlt. |
Der Kassier kann dann die Auszahlung veranlassen. Ist die Auszahlung gemacht, können die Freigabestufen nicht mehr geändert werden.
Hier wird die Tour beschrieben. Diese Beschreibungen sind intern gedacht und werden nirgends publiziert.
Hier sieht man noch einmal die Teilnehmerliste. Diese soll hier angepasst werden, dass heisst angemeldete Personen, die nicht teilgenommen haben, müssen gelöscht werden. Nur dann sind die Kostenberechnung und die Statistiken des Reports auch korrekt.
Hier geht es darum, dem Tourenleiter seine Kosten zu berechnen und vergüten. Für die Auszahlung muss angegeben werden, welche Person das Geld erhält. Damit der Finanzchef weiss, welche Auszahlungen getätigt wurden, kann das Auszahlungsdatum erfasst werden. Dieser Block kann pro Sektion extrem frei konfiguriert werden. Alle Felder sind frei definierbar und auch die Berechnungen können pro Sektion unterschiedlich sein. Da die Konfiguration nicht ganz einfach ist, erledigt das DropNet AG nach Ihren Wünschen.
Die IBAN Nummer kann einmalig von Tourenleiter bei der Adresse erfasst werden. Am Schluss den Tourenbericht speichern und jeweiligen Tourenchef mitteilen. Der Tourenchef bewilligt die Spesen als „Interne Notiz“ in der Tour und leitet dies weiter an den Finanzchef zur Auszahlung.
Die Reports müssen freigegeben werden. Dazu muss man Administrator sein, wie zum Beispiel der Tourenchef. Auch für die Auszahlung braucht es diese Rechte. Eine Freigabe oder Auszahlung kann nur noch der Webmaster löschen. Ist ein Report freigegeben, so können die meisten Felder nicht mehr geändert werden. Nur das Feld Bemerkungen ist noch für weitere Bemerkungen offen.
Wenn DropMailing installiert ist, können neu direkt aus DropTours Mailings erstellt und verschickt werden. Diese Mailings werden aus einer Vorlage für den Kopf- und Fussbereich und der Tourenbeschreibung zusammen gesetzt. Dazu muss erst eine Vorlage in DropMailing erstellt werden. Für diesen Schritt ist es zu empfehlen, die Vorlage mit DropNet zusammen zu erstellen. Dann können auch schon Adresskategorien für den Versand vorausgewählt werden. Der Versand der Mailings ist dann denkbar einfach:
Damit der Knopf zu DropMailing erscheint, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
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