Bevor es mit DropTours richtig los geht, müssen einige Einstellungen gemacht werden. Am besten beginnt man beim Reiter rechts mit dem Schraubenschlüssel.
Zuerst erfasst du die Absenderadressen. Die erste E-Mail-Adresse wird für alle allgemeinen Mails verwendet. Oft macht dort noreply@... Sinn. Die zweite Adresse ist der Mitgliederdienst, der alle Änderungen der Mitglieder erhält. Lässt man dieses Feld leer, so bekommt er nicht mehr alle Änderungen mit.
Jetzt muss überlegt werden, ob mit oder ohne Wartelistefunktion gearbeitet werden will. Schaltet man die Warteliste aus, so ist jede Anmeldung definitiv. Bei eingeschalteter Wartelistefunktion ist jede Anmeldung provisorisch und der Tourenleiter muss jede Anmeldung annehmen oder ablehnen. Der komplette E-Mail Verkehr läuft automatisch ab. Den Text der Mails kann hier in den Einstellungen erfasst werden.
Im nächsten Schritt müssen die Gruppen definiert werden. Die Gruppen können z.B. „KiBe“, „Aktive“ oder „Senioren“ sein. Jeder Tour können beliebig viele Gruppen zugewiesen werden.
Dann müssen die Tourtypen definiert werden. Diese Arbeit ist ein weniger aufwändig. Normalerweise kann von den bestehenden Tourtypen ausgegangen werden. Für die Definition muss man aber wissen, dass DropTours die Anmeldeoptionen abhängig von den Tourtypen verwaltet. Das heisst zum Beispiel, dass für eine alpine Bergtour bei der Anmeldung zusätzliche Fragen gestellt werden können. Eine solche Anmeldeoption kann zum Beispiel heissen: "Schneeschuhe? Ja - Nein". Die Antwort des Anmeldenden wird dann in der Datenbank gespeichert und kann vom Tourenleiter eingesehen werden.
Achtung: Das Kürzel des Tourtyps darf keine Sonderzeichen wie + usw. enthalten.
Jedem Tourtyp kann ein Icon zugewiesen werden. Dieses Icon kann in der Tourenliste dargestellt werden und wir in der iPhone App verwendet. Sollten noch Icons benötigt werden, die nicht zur Auswahl stehen, so hilft DropNet AG gerne weiter.
Meldet man sich an eine Tour an, so werden neben dem Kürzel und Mitteilung noch beliebige Anmeldeoptionen abgefragt. Damit diese nicht pro Tour von den Tourenleitern definiert werden müssen, können Sie pro Tourtyp definiert werden. Diese Einstellungen müssen pro Tourtyp gemacht werden, bevor die erste Anmeldung freigegeben wird. Sind keine Anmeldeoptionen von Ihnen definiert, so werden die Optionen von früher angezeigt. Sobald man eine Anmeldeoption bei einem Tourtyp definiert, so werden die alten Optionen nicht mehr angezeigt.
Es können die HTML-üblichen Formularfelder als Anmeldeoptionen definiert werden.
Selbst nachträgliche Änderungen der Anmeldeoptionen bringen kein Durcheinander in die Datenbank. Die bereits erfassten Optionen in den Anmeldungen bleiben immer erhalten. Neue Anmeldungen werden immer mit den aktuellen Anmeldeoptionen erfasst.
Achtung: Die Anmeldeoptionen sind immer Mussfelder. Das heisst, sie müssen ausgefüllt werden. Will man bei Mehrfachselektionen auch nichts zulassen, so muss eine Option z.B. „keine“ erfasst werden. So ist sichergestellt, dass der Anmeldende sich Gedanken über diese Option gemacht hat und diese nicht einfach übersehen hat.
Als nächster Schritt ist es sinnvoll die Adresskategorien und Unterkategorien zu definieren. Es können jederzeit auch nachträglich alle Listen bearbeitet werden aber es geht viel schneller, wenn man sich am Anfang mit der Definition dieser beschäftigt. Erst dann geht's ans Erfassen der Adressen.
Eine Sortierung der Adresskategorien erreicht man, indem vor dem Namen eine Nummer steht. Das sieht dann z.B. so aus:
Die Adresskategorien unterteilen nicht nur die Adressen, sondern sie ordnen auch die Berechtigungen für die Benutzerverwaltung zu. Bei allen Kategorien, die für die Tourenleiter bestimmt sind, muss auch die Berechtigung Tourenleiter eingestellt sein. Ab dann reicht es, einer Adresse (Mitglied) die Kategorie Tourenleiter zu geben. Dann wird automatisch der korrekte Benutzer und die entsprechenden Rechte zugeordnet. Das folgende Beispiel zeigt gut, wie das gemeint ist.
Sind mindestens alle Tourenleiter erfasst, so kann die erste Tour eingegeben werden. Beim Erfassen hilft DropNet AG gerne das erste Mal, damit nicht alle Adressen von Hand getippt werden müssen. Es können aber nur die Adressen maschinell erfasst werden. Die Zuweisungen zu den Kategorien müssen von Hand erfasst werden, was eine gute Übung ist. Unterdessen steht auch der tägliche Import der Mitgliederdaten von Bern zur Verfügung. Auf Wunsch kann dieser einfach eingeschaltet werden.
Eine neu erstellte Tour muss erst frei gegeben werden, bevor sie im öffentlichen Bereich erscheint. Je nach Sektionsgrösse ist der Freigabeprozess kürzer oder länger. Bei kleinen Sektionen reicht es, wenn eine Tour vom Tourenleiter erfasst wird und von einer zweiten Ebene freigegeben wird. Bei grösseren Sektionen durchläuft der Freigabeprozess fünf Stufen oder mehr.
Die Anzahl Stufen, die Texte und die Berechtigungen können pro Sektion in den Einstellungen definiert werden. Sind sie einmal festgelegt, so sollten Sie nicht mehr geändert werden, weil eine Änderung einen Einfluss auf alle Touren hat. Um von einer Stufe zur nächsten zu gelangen, wird die entsprechende Berechtigung benötigt. So kann zum Beispiel ein Tourenleiter seine Tour an den Tourenbereichsleiter weiter geben.
Es kann immer von der aktiven Stufe zur nächsten oder zur vorherigen Stufe gewechselt werden. Ist die Tour freigegeben, so kann sie nur noch vom Tourenchef oder Webmaster zurückgestellt werden.
Bevor mit DropTour gearbeitet werden kann, muss die Freigabe definiert werden. Das erfolgt in den Einstellungen.
Neue Freigabestufen erstellt man, indem das leere Feld in der Liste ausgefüllt wird. Möchte man eine Zeile löschen, so muss nur der Text gelöscht werden und die Einstellungen danach gespeichert werden. Die Zuordnung der Adresskategorie wird für die Berechtigung gebraucht. Für die erste Stufe kann diese Zuornung auch leer gelassen werden. Dann kann jeder angemeldete Benutzer Touren erstellen und seine Touren ändern.
Die Nummer der Stufe wird automatisch vergeben. Die Beschreibung rechts ist nur als interne Hilfe gedacht und hat auf den Prozess keinerlei Einfluss.
Tourenleiter können alle Tourtypen erstellen. Solange eine Tour den Status 1 hat, wird der Tourtyp bei den Rechten nicht berücksichtigt. Wenn ein Tourenbereichsleiter nur die Touren in seinem Bereich/Tourtyp (z.B. Wandertouren W) freigeben darf, dann müssen für ihn Adressunterkategorien mit den Namen des Tourtyps (z.B. W) definiert werden. Wenn für Ihn Unterkategorien definiert sind, so kann er nur noch Touren aus seinem Bereich freigeben.
Adressunterkategorien, welche den Freigabeprozess nicht beeinflussen (z.B. Vorstand), werden nicht berücksichtigt.
Die Freigabe kann immer eine Stufe nach oben weitergegeben werden. So kann zum Beispiel ein Tourenleiter seine Tour an den Tourenbereichsleiter weitergeben. Zurück setzen kann nur die nächste Berechtigung, das heisst in diesem Beispiel kann nur der Tourenbereichsleiter die Tour wieder an den Tourenleiter zurück geben. Der Tourenleiter selber kann sie nicht selber zurücknehmen. Der Webmaster kann als Einziger jederzeit auf alle Stufen umstellen.
Die Freigabe mehrerer Touren erfolgt in der Tourenliste.
Bei dieser Freigabe muss der angemeldete Benutzer mindestens die Rechte "Admin" in der Benutzerverwaltung haben. Dann gelten die gleichen Berechtigungen, wie wenn man eine einzelne Tour frei gibt. Es wird auch der Tourtyp mit der Adressunterkategorie verglichen. Existiert eine Adressunterkategorie, so muss diese mit dem Tourtyp übereinstimmen.
Damit nicht jede Sektion das Rad neu erfinden muss, sind hier einige Beispiele beschrieben.
Ist das Datum für die Tourenerfassung abgelaufen (Redaktionsschluss), so überprüft der Tourenchef die Touren und stellt den Status auf „Tour bewilligt“. Jetzt ist die Tour immer noch nicht öffentlich. Erst der Webmaster kann die Tour auf „Freigabe Webmaster“ stellen. Jetzt ist die Tour öffentlich.
In der jetzigen Version von DropTours ist es so, dass immer nur der nächst höhere Benutzer die Freigabe umstellen kann. Der Admin kann von Stufe 1 auf 2 umstellen und der Webmaster von 2 auf 3. Es gibt keinen Weg zurück, das heisst, eine frei gegebene Tour kann nicht mehr auf „Bearbeiten“ gestellt werden.
Bei grösseren Sektionen gibt es zusätzlich zum Tourenchef noch Bereichsleiter und eine Redaktion.
Einstellungen
Es kann immer von der aktiven Stufe zur nächsten oder zur vorherigen Stufe gewechselt werden. Ist eine Tour „Online“, kann sie nur noch vom Webmaster umgestellt werden.
Es gibt Sektionen, welche ihre Touren laufend planen. So kann der Tourenleiter eine Tour erfassen und diese dem Tourenchef freigeben. Der Tourenchef kontrolliert die Tour und schaltet sie Online.
Es existieren zwei Möglichkeiten, sich einzuloggen. Im öffentlichen Bereich melden sich die Mitglieder an (z. B. www.sac-basel.ch/aktivitaeten), um zum Beispiel ihr Passwort zu ändern oder nachzuschauen, für welche Touren sie sich angemeldet haben. Im Manager Bereich melden sich die Tourenleiter und Administratoren an (z.B. www.droptouren.ch/manager). Die Tourenleiter können sich auch im öffentlichen Bereich anmelden, haben dort aber weniger Möglichkeiten.
Öffentlicher Bereich mit Login für Mitglieder. Hier können aber auch die Tourenleiter das Passwort bestellen oder ändern.
In DropTour werden pro Mitglied ein Benutzername (Kürzel) und die Mitgliedernummer geführt. Da beim automatischen Import der Adressen von Bern die Mitgliedernummer die Referenz ist, empfiehlt es sich für Sektionen, die neu mit DropTours arbeiten, immer mit der Mitgliedernummer zu arbeiten. Alle Mitglieder werden vom Zentralverband täglich aktualisiert. Das Passwort wird vom Zentralverband nicht übernommen. Gäste erfasst man direkt in DropTours und auch die Zuweisung der Kategorien wird in DropTours erledigt. Mit der Zuweisung der Kategorien werden auch die Berechtigungen gesetzt. DropTours erstellt in der Benutzerverwaltung (ausserhalb von DropTours) für Tourenleiter und Tourenbereichsleiter automatisch einen Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen.
In dieser Benutzerverwaltung existieren 3 Ebenen der Benutzer. Die oberste Berechtigung, der Webmaster kann nur DropNet anlegen. Normalerweise sind das nur ein bis zwei Personen pro Sektion. Alle weiteren Benutzer können immer vom übergeordneten Benutzer angelegt und verwaltet werden. Jeder Tourenleiter muss mit dem gleichen Kürzel wie in DropTours auch in der Benutzerverwaltung erfasst sein (normalerweise Mitgliedernummer). Setzt man in DropTours beim Tourenleiter die Kategorie auf Tourenleiter, so wird er von DropTours automatisch richtig angelegt. Nur wenn dieser Benutzer auf weitere Apps von DropNet zugreifen soll, muss in der Benutzerverwaltung die Berechtigung angepasst werden. Normalerweise braucht ein Tourenleiter die Benutzerverwaltung nicht mehr.
| DropTours | Benutzerverwaltung | Level |
|---|---|---|
| Tourenleiter | Benutzer |  grün |
| Tourenchef | Admin |  blau |
| Webmaster | Webmaster |  gelb |
Diese Benutzer können nur vom Webmaster angelegt werden. Ein Tourenchef kann alle Touren sehen und auch bearbeiten. Er kann die Touren auch freigeben. Diese freigegebenen Touren müssen aber vom Webmaster noch freigegeben werden, damit sie im öffentlichen Bereich sichtbar sind.
Ein Tourenleiter ist ein normaler Benutzer. Er muss in der Adressverwaltung von DropTours erfasst sein und der richtigen Adresskategorie zugewiesen werden. DropTours legt diesen Benutzer automatisch im Manager in der Benutzerverwaltung an, damit der Tourenleiter in den Manager Zugriff hat. Der Tourenleiter kann alle Touren sehen aber nur seine eigenen bearbeiten.
Ganz Wichtig! Alle Tourenleiter können im öffentlichen Bereich auf der Homepage das Passwort selber ändern. Bitte wählt ein einigermassen sicheres Passwort.
Die Passwörter werden in DropTours verwaltet und an die Benutzerverwaltung weiter gegeben. Hat ein Tourenleiter sein Passwort vergessen, so kann er es im öffentlichen Bereich bestellen und bekommt es per E-Mail. Danach kann er sich damit anmelden und es selber ändern.
Unterdessen können die Berechtigungen in DropTours verwaltet werden. Bei den Adresskategorien werden die Benutzerrrechte den Kategorien zugeordnet. Ist diese Zuordnung korrekt, so werden beim Speichern einer Adresse die Berechtigungen in der Benutzerverwaltung automatisch gesetzt. Den Administratoren kann der Webmaster noch zusätzliche Berechtigungen auf die Web Apps geben.
Wenn die Tour noch nicht freigegeben ist, können alle Benutzer (Tourenleiter) alle Felder der eigenen Touren aktualisieren. Ist die Tour freigegeben, so können nur noch folgende Felder aktualisiert werden:
| Felder in DropTours | In Bearbeitung | Freigegeben | Name intern | Name im XML für PDF | Name im Item |
|---|---|---|---|---|---|
| - | - | - | tourID | id | id, src, web, thumb |
| Aktivität | x | - | aktivitaet | aktivitaet | name |
| Startdatum | x | x | startdatum | startdatum, startdatum_short, startdatum_short_mm, monat, weekday_short, weekday, jahr | date_start, date |
| Enddatum | x | x | enddatum | enddatum, enddatum_short, enddatum_short_mm, enddatum_weekday_short | date_end |
| Vorm./Nachm./Abend | dauer | dauer | duration | ||
| Ausweichdatum | x | x | ausweichdatum | ausweichdatum | date_move |
| Status | status | status | release_status | ||
| Tourenleiter 1 | x | - | leitungFID | address / tourenleiter | address / *, author |
| Tourenleiter 2 | x | x | leitungFID2 | address / tourenleiter2 | address / * |
| Gruppe | x | - | gruppe | gruppe, gruppe_short | group |
| Tourtyp | x | - | tourtyp | tourtyp, tourtyp_icon, tourtyp_bezeichnung | category, category_description, tourtype_icon |
| Anlasstyp | x | - | anlasstyp | anlasstyp | event_type |
| Zusatz | x | - | zusatz | zusatz, zusatz_zahlen | addition |
| Bergführer | x | - | bergfuehrerFID | address / bergfuehrer | address / * |
| Max Teilmnehmer | x | x | teilnehmer_max | teilnehmer_max | |
| Techn. Anforderungen | x | - | anforderungen_tech | anforderungen_tech | requirements_techn |
| Kond. Anforderungen | x | - | anforderungen_kond | anforderungen_kond | requirements_kond |
| Auf-/Abstieg, Marschzeit | x | x | marschzeit | marschzeit | walk_time, total_time |
| Route | x | - | route | route | route |
| Unterkunft / Verpflegung | x | x | huette | huette | lodge |
| Reiseroute | reise | reise | trip | ||
| Karten | x | x | karten | karten | map |
| Clubfuehrer | x | x | clubfuehrer | clubfuehrer | club_guide |
| Route Details | x | x | route_details | route_details | description |
| Kosten | x | x | kosten | kosten, kosten_text, kosten_reise | costs, costs_text |
| Anmeldung | x | x | anmeldung | anmeldung, anmeldungs_typ | register_type, register_formalities, register_start_date, register_end_date, participants_max, participants_nr |
| Ausrüstung | x | x | ausruestung | ausruestung | equipment |
| Besprechung_art | x | x | besprechung_art | besprechung_art | meeting |
| Besprechung_datum | x | x | besprechung_datum | besprechung_datum | meeting_date |
| Besprechung_zeit | x | x | besprechung_zeit | besprechung_zeit | meeting_time |
| Besprechung_ort | x | x | besprechung_ort | besprechung_ort, besprechung | meeting_place |
| Durchführungskontakt | x | x | durchfuehrung | durchfuehrung | execution |
| Treffpunkt_ort | x | x | treffpunkt_ort | treffpunkt_ort | appointment_place |
| Treffpunkt_datum | x | x | treffpunkt_datum | treffpunkt_datum | appointment_date |
| Treffpunkt_zeit | x | x | treffpunkt_zeit | treffpunkt_zeit, treffpunkt | appointment_time |
| Zusatzinfo | x | x | zusatz_mehrtaegig | zusatz_mehrtaegig | detail |
| Anmeldestart | x | x | anmeldestart | anmeldestart, anmeldestart_short, anmeldestart_weekday_short, | |
| Anmeldeschluss | x | x | anmeldeschluss | anmeldeschluss, anmeldeschluss_short, anmeldeschluss_weekday_short | |
| Anmeldeformalitäten | anmeldeformalitaeten | anmeldeformalitaeten | |||
| Tourenbericht | x | x | tourenbericht | - | tourenbericht |
| Tourstatus | x | - | tourstatus | tourstatus | tour_status, release_status_text |
| nicht_publik | x | x | nicht_publik | - | tour_only_online |
| - | - | - | - | freigegeben | |
| / Einstellungen | - | - | - | sektion | |
| - | - | - | - | - | link |
Ändert sich das Startdatum, so muss der Status auf "Neues Datum" gesetzt werden. Der Sinn dahinter ist die Sicherheit der Tour und die Verantwortung des Tourenleiters und Tourenchef. Es darf kein Tourenleiter eine Tours als einfache Tour ausschreiben und nach der Freigabe des Tourenchefs die Tours zum Beispiel zu einer Eiskletter-Tour umfunktionieren.
Der Tourenchef oder Webmaster kann jederzeit alle Touren und alle Felder bearbeiten. Er kann eine Tour auch zurückstufen und somit wieder für die Bearbeitung freigeben.
Der Webmaster kann nahezu alles. Dieser Benutzer kann aber nur von DropNet eingerichtet werden und muss in der Benutzerverwaltung und in DropTours erfasst sein.
Ändert man die Berechtigungen in den Personenkategorien, so werden die Berechtigungen nicht automatisch für alle Benutzer angepasst. Erst wenn eine Adresse neu gespeichert wird, werden die Anpassunge für diese Adresse gemacht.
In DropTours ist auch eine Adressverwaltung integriert. Jedes Mitglied bekommt bei der ersten Anmeldung einen Zugang, welcher aus Kürzel (Mitgliedernummer) und Passwort besteht. Mit diesem Zugang kann er selber seine eigene Adresse aktualisieren und sich an der nächsten Tour sehr schnell anmelden.
Achtung: Ändert man das Kürzel (Mitgliedernummer) nachträglich, so sind die bereits gemachten Anmeldungen nicht mehr sichtbar.
Das Flag nicht publik ist für öffentliche Personen wie Polizei gedacht. Dann erscheinen auf keinen Listen und auch im Internet keine Adressdaten und Telefonnummern.
Die Adressen können täglich vom Zentralverband in Bern übernommen werden. Diese Übernahme hilft vor allem beim ersten Einrichten. Es müssen nur die FTP-Daten erfasst werden und schon sind alle Adressen importiert. Leere Felder von Bern werden nicht nach DropTour synchronisiert. Die Synchronisierung findet einmal in der Nacht statt.
Das Flag „SAC-Mitglied“, die Mitgliedernummer und das Feld Austrittsdatum in DropTours werden anhand der Liste vom Zentralverband automatisch gesetzt oder gelöscht. Ist die Mitgliedernummer in der Liste von Bern zu finden, so wird das SAC-Mitglied Flag gesetzt und das Austrittsdatum gelöscht. Ist die Mitgliedernummer nicht mehr in der Liste, so wird in DropTours geschaut, ob es ein Mitglied ist und kein Austrittsdatum hat. Wenn ja, wird das Flag SAC-Mitglied gelöscht, die Mitgliedernummer entfernt und das Austrittsdatum auf heute gesetzt.
| SAC-Mitglied | Mitgliedernummer | Austrittsdatum | |
|---|---|---|---|
| Ist Mitglied | 1 | 123456 | - |
| Ist das Mitglied nicht mehr in der Liste von Bern | 0 | 0 | Heute (z.B. 1.1.2018) |
Bei neu importierten Adressen wird das Kürzel automatisch auf die Mitgliedernummer gesetzt. Bestehende Kürzel und Passwörter werden nicht überschrieben. Besteht eine Adresse bereits und die Person wird in Bern erst später ein Mitglied, so wird der bestehenden Adresse anhand des Ortes und des Vor- und Nachnamens die Mitgliedernummer zugeordnet und das Flag SAC-Mitglied gesetzt. Stimmt der Name oder Ort mit Bern nicht überein, so wird ein neuer Dartensatz erstellt. So können Duplikate entstehen, welche sich aber nur auf die Statistik negativ auswirken. Da wir von Bern das Passwort noch nicht in der Datei haben, setzen wir es bei neu importierten Adressen standardmässig auf das Geburtsdatum (z.B. 21.4.2004).
| Felder Zentralverband | Ableich | DropTours | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Mitgliedernummer | mitgliedenummer | neu | |
| personID | |||
| Vorname | > | vorname | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Name | > | name | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Adress Zusatz | > | c_o | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Adresse | > | strasse | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| PLZ | > | plz | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Ort | > | ort | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Land | > | land | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| > | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert | ||
| Telefonnummer privat | > | tel_p | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Telefonnummer geschäft | > | tel_g | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Mobilnummer | > | mobile | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| foto | bleibt unangetastet | ||
| passwort | Fehlt leider in er Liste. Ideal wäre verschlüsselt. | ||
| Kategorie | personenkategorieFID | bleiben unangetastet | |
| vegetarier | bleiben unangetastet | ||
| nicht_publik | bleiben unangetastet | ||
| sac_mitglied | Wird anhand der Mitgliedernummer von Bern gesetzt. | ||
| last_change_user | |||
| last_change_date | |||
| abo | wird entfernt | ||
| Geburtsdatum | > | geburtsdatum | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| iban | bleiben unangetastet | ||
| Sektionsnummer | > | sektion_nr | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Telefonnummer (intern) | |||
| Fax | |||
| Geschlecht | > | anrede | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| Beruf | |||
| Sprache | > | sprache | Wenn in Bern leer, wird nicht synchronisiert |
| kurzportrait | |||
| Eintrittsjahr | |||
| Begünstigter Sektion | |||
| Ehrenmitglied Sektion | |||
| S-Info 1 | |||
| S-Info 2 | |||
| S-Info 3 | |||
| Bemerkung Sektion | |||
| Saldo | |||
| Mitgliederstatus | |||
| Anzahl Alpen | |||
| Anzahl Bulletin |
Im öffentlichen Bereich kann jeder mit seinem Kürzel und Passwort seine Adresse ändern. Die Änderung wird per E-Mail an das Mitglied bestätigt und eine Kopie an die Adresse geschickt, die unter Einstellungen "E-Mail Mitgliederdienst" angegeben ist.
Tritt ein Mitglied aus, so wird es aus dem Adressstamm von DropTours nicht gelöscht, sondern das Enddatum gesetzt und das Flag “SAC-Mitglied” gelöscht. So bleiben die Angaben für die Statistik erhalten. Diese Angaben sind ab dann nur noch für den Webmaster zugänglich. Alle anderen können die Adresse nicht mehr sehen.
Tritt ein ausgetretenes Mitglied wieder ein, so wird das von DropTours nicht automatisch wieder erfasst. Der Webmaster muss dann beim Mitglied das Austrittsdatum löschen und die Mitgliedernummer eintragen. Den Rest erledigt dann DropTours.
Jede Person kann beliebig vielen Kategorien (Funktionen) zugeordnet werden. So ist eine klare Gliederung möglich. Folgende Kategorien sind immer definiert und können nicht gelöscht werden:
Es ist auch zu empfehlen, einen "Webmaster" anzulegen. Die Reihenfolge der Kategorien werden mit einer vorangestellten Nummer getrennt mit einem Unterstrich „_“ gesteuert (z.B. 20_Vorstand).
Über die roten Nummern gelangt man zu den Unterkategorien. Pro Kategorie können beliebig viele Unterkategorien erstellt werden. Die Reihenfolge der Unterkategorien kann mit einer vorangestellten Nummer getrennt mit einem Unterstrich „_“ klar definiert werden.
Die Adresskategorien haben ein neues Flag "In Anmeldelisten". Ist dieses Flag gesetzt, so wird diese Kategorie im Report bei den Anmeldungen als Button dargestellt. Die Idee dahinter ist zum Beispiel eine Kategorie "Aspiranten Vorschlag", welche dann beim Ausfüllen der Reports ausgewählt werden kann. Die Kategorie wird dann bei der Person gesetzt und im internen Kommentar der Person einen Eintrag erstellt. Dieser steht dann im Excel für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Definition der Adresskategorie
Im Report kann dann der Aspirantenvorschlag einfach angeklickt werden
Die Sektionen, die das Report Modul einsetzen, finden unter dem Reiter Reports eine Übersicht über die noch offenen Zahlungen an die Tourenleiter. Dieser Reiter ist speziell für den Kassier interessant, weil er ihm viel Arbeit abnimmt. Er sieht auf einen Blick, welche Tourenleiter noch ein Guthaben besitzen. Fehlt die IBAN, so kann der Kassier diese per Klick beim Toureleiter anfordern und der Tourenleiter kann sie direkt in DropTopurs erfassen.
Ist die IBAN beim Tourenleiter erfasst, so kann der Kassier die Auszahlung durchführen und dem Tourenleiter per Klick auf Speichern die Auszahlung bestätigen. Mit diesem Klick wird auch das Auszahlungsdatum für alle Touren des Tourenleiters auf das heutige Datum gesetzt. Ab jetzt erscheinen diese Touren in der Reportübersicht nicht mehr.
Unterdessen hat sich mit dem Einrichten diverser Sektionen einiges an Erfahrung angesammelt. Der folgende grobe Ablauf hat sich bewährt. Im ersten Schritt steht die Evaluation von DropTour in der Sektion an. Damit nicht die Katze im Sack gekauft wird, existiert die Plattform www.droptouren.ch. Dort können alle Funktionen der Tourenverwaltung ausprobiert werden. Dann hat es sich bewährt, dass die Sektion ein Pflichtenheft erstellt. Dort müssen vor Allem die Wünsche, die über die Standardfunktionen hinausgehen, definiert werden.
In dieser Besprechung lernt man sich kennen und bespricht die Design- und Aufbauwünsche. Damit eine Design-Richtung schnell festgelegt werden kann, ist es sinnvoll, einige Muster-Internet-Auftritte zu besprechen.
Anhand der zusätzlichen Wünsche erstellt DropNet AG eine verbindliche Offerte. Nachträgliche Wünsche landen auf der Wunschliste oder müssen separat offeriert werden.
DropNet AG richtet den ganzen technischen Teil ein. Dieser ist zwar noch ohne Design aber mit dem Tourenmodul DropTours kann schon tapfer experimentiert und eingerichtet werden. Damit können sich die Web-Verantwortlichen der Sektion einmal vertraut machen und bereits die Einstellungen machen und erste Daten erfassen.
Das Design wird erstellt und zu HTML verarbeitet. Darin werden die verschiedenen Module installiert und an das Design angepasst.
Die Web-Verantwortlichen schulen die Tourenleiter. Schulungen in Gruppen haben sich bewährt. Das ist je nach Sektion aber sehr individuell. Es steht unter www.dropnet.ch bereits eine grosse Menge an Unterlagen bereit.
Zusätzliche Wünsche werden noch programmiert. Betreffen diese Wünsche eines der DropBox-Module, werden die Erweiterungen auf einer Testplattform gemacht und erst nach erfolgreichen Tests aufgeschaltet. Das dauert dann ein wenig länger.
Wie bei jedem Projekt kommt jetzt noch der Feinschliff. Ist dieser abgeschlossen, so wird die Seite aufgeschaltet.
DropNet AG schaltet die Seiten auf und führt einige Tests durch.
Das Einrichten bis mit dem Tourenmodul gearbeitet werden kann, dauert etwa einen Monat. Beim Design ist es sehr stark abhängig von den Wünschen. Einfachere Designs werden in etwa 2 Wochen realisiert. Über den Punkt 5 mit den individuellen Programmierungen kann keine allgemeine Voraussage gemacht werden, weil dies sehr individuell ist. Da aber der ganze Entwicklungs-, Korrektur und Testzyklus mit Aufschalten durchlaufen werden muss, wird mindestens ein Monat gebraucht.
Auf der Seite der Sektion braucht das Erstellen eines Pflichtenheftes oder Wunschkataloges Zeit. Dann sind folgende Schritte notwendig:
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