Geschäftliche Korrespondenz muss 10 Jahre lang aufbewahrt werden. E-Mails sind im Unternehmen Teil der Geschäfts-korrespondenz, für die damit grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht besteht.
Im Besonderen gilt dies für alle Schreiben, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E- Mail versendet werden. Grundlage dafür ist die Buchführungspflicht nach Obligationenrecht.
Während 10 Jahren alle elektronische Korrespondenz sicher und revisionssicher aufzubewahren ist eine anspruchsvolle Herausforderung, die sich nur mit hohem Aufwand realisieren lässt.
Je nach Grösse einer Firma sammeln sich über die Jahre Dutzende Gigabytes oder sogar Terabytes an. Diese müssen sicher gelagert werden. Sollten sie mal gebraucht werden, was hoffentlich nie der Fall ist, müssen Sie vom verwendeten Medium auch fehlerfrei gelesen werden können. Wer erinnert sich noch an das einst beliebte Backup-Medium Iomega ZIP? Diese Medien waren bis vor etwa 10 Jahren sehr beliebt und recht verbreitet. Heute lässt sich kaum mehr ein Lesegerät dafür finden.
DropNet AG bietet für diese Aufgabe eine einfache Lösung an. Wenn alle Mails über den Server von DropNet AG gesendet und empfangen werden, wird von jeder Mail eine Kopie auf dem Server abgelegt. Alle E-Mails werden vor dem Spamfilter gesichert. Wird eine Mail im nachfolgenden Prozess als Spam erkannt und markiert, ist das im Backup ebenfalls ersichtlich. Das erleichtert die Suche nach einer E-Mail erheblich.
Die abgelegte Kopie kann jederzeit online gelesen, aber nicht mehr verändert werden. Eine zwingende Voraussetzung für ein rechtssicheres Backup. Das Lesen über ein Webinterface hat den Vorteil dass genau geregelt werden kann, wer Zugriff auf die Daten im Backup hat. Jede Firma muss die Berechtigung für das Lesen des Backups gut regeln, da sonst Probleme mit dem Datenschutz entstehen können.
Ist den Arbeitnehmern beispielsweise die private E-Mail-Nutzung gestattet, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Post- und Fernmeldegeheimnis. Zur Lösung dieses Problems kann die private E-Mail-Nutzung untersagt oder die ausschliessliche Nutzung externer E-Mail-Dienste vorgeschrieben werden.
Die Kosten für das Archiv werden pro Domain und Monat berechnet und sind abhängig von der Anzahl Mailkonten.
| mini | midi | maxi |
| < 6 Konten | 6 bis 20 | 20 bis 100 |
| CHF 19.- | CHF 39.- | CHF 99.- |
Wenn Sie jetzt bei DropNet AG Ihr E-Mail-Archiv bestellen, dann erfüllen Sie für einen sehr geringen Betrag im Monat Ihre Aufbewahrungspflicht.
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